컨벤션 및 대형이벤트의 중요성을 실감하기 위해서는 국제행사 유치업무에 참여해보면 된다. 세계적으로 많은 국가들이 경제적인 파급효과 뿐 만 아니라 국가브랜드 향상에 크게 기여하는 국제행사를 유치하기 위해 온 힘을 쏟고 있는 것이 현실이다.

그러므로 국제행사 유치 현장은 치열할 수 밖 에 없다. 얼마 전 여수세계해양박람회 유치성공의 뒷이야기를 통해서 그 열기를 간접적으로 느낄 수 있을 것이다.

이처럼 뜨거운 열기의 국제행사 유치전에서 승리하기 위해서는 많은 사람들의 땀고 노력이 필요하다.

본고에서는 치밀한 전략과 협력체계, 다양한 로비활동이 필요한 국제행사의 유치절차와 준비과정에 대하여 살펴보고자 한다.

1. 국제행사 유치 방식

국제행사 유치방식은 다음과 같이 4가지로 분류할 수 있다.

<표-1> 국제행사 유치방식

2. 국제행사 유치 절차

가. 개최 조건 및 유치 타당성 검토

국제행사를 유치하기 위해서 신청서를 제출하기 전에 고려해야 할 사항들이 있다.

주최국으로 개최조건과 타당성을 충분히 검토하여 개최를 통한 긍정적인 효과와 문제점에 대하여 신중하게 고려해봐야 할 것이다. 즉, 국제행사를 개최할 수 있는 기반여건들이 구비되어있는지, 아니면 구비될 능력을 갖추었는지 등에 대한 정확한 분석이 필요하다. 이러한 분석이 없이 막무가내로 덤벼드는 경우 유치성공률도 낮을뿐더러 유치를 한 후 개최과정에 많은 위험요소가 나타나며 최악으로는 개최를 반납하게 되는 경우도 발생할 수 있다.

<표-2> 국제행사 유치를 위한 타당성 분석요인

나. 유치 방침 결정 및 유치위원회 구성

유치방침 결정은 타당성 분석 후 관련부처와 기관과의 협의가 이루어져야 한다. 특히 대규모의 국제행사의 경우는 후원관련, 협조사항 등에 대한 긴밀한 협의와 협조가 필수적이다.

관련기관의 협의를 거쳐 유치방침이 결정되면 일차적으로 유치위원회(Bidding Committee)를 구성해야 한다. 유치위원장은 타기관의 적극적인 협력과 후원을 위해 국내 정계 및 재계 등의 리더로 선정할 필요가 있다. 또한 유치위원회의 위원들은 국제사회에서 활발한 활동을 하고 있는 인사들을 선정하여 다양한 유치활동에 힘써야 한다.

다. 유치 의향서(Letter of Intention) 및 유치제안서(Bidding Document) 제출

유치위원회가 구성 되면 국제본부에 공식적인 유치의향서를 접수시킨다. 국제행사별로 필요로 하는 절차가 다르므로 유치절차에 대한 정확한 파악이 필수적이다.

공식적인 유치의향서 제출 후에 유치제안서를 제작하여 제출하여야 하는데, 동시에 제출하는 경우도 있다.

유치제안서는 유치하려는 기관(국가 혹은 도시)의 개최능력과 지역의 행사유치 염원을 보여줄 수 있는 내용을 자세히 담고 있어야 하며, 시각적으로도 심사위원들의 관심을 끌고 경쟁국가(도시)와 차별이 되어야 한다. (예: 한국전통 매듭을 제안서 책자 장식으로 활용)

<표-3> 유치제안서 수록내용

라. 유치활동

국제 본부에서 개최 후보지에 대한 현장답사와 사전 조사를 하는 경우에는 조사단 또는 평가위원회에게 개최도시 및 개최시설의 수준, 과거 국제행사 개최실적, 편리한 편의시설과 교통수단, 유치를 희망하는 지역민의 분위기 등을 부각시킬 수 있어야 한다.

국제본부 총회 및 이사회 개최 시 공식적인 홍보기회를 제공받는 경우, 짧은 시간 내에 매력적으로 접근할 수 있는 프레젠테이션을 준비하여야 한다.

또한 회의장에서 홍보부스를 설치하여 한국 홍보영화 및 비디오를 상영하여 분위기를 고조시키고, 세계적인 저명인사가 회의 유치 지지연설을 하는 것도 효과적인 유치활동이다. 특히 국제행사는 투표권을 갖고 있는 위원들을 대상으로 하는 일대일 유치활동도 매우 중요하다.

마. 개최지 결정

국제행사 개최지 결정은 국제본부에 따라서 차이를 보이지만 대부분 이사회 나 총회에서 표결에 의해서 결정되며 간혹 이사회에서 사전 조정된 사항을 총회에서 추인하는 경우도 있다.